Es posible avanzar hacia un modelo de gestión "cero papel”.
Es posible avanzar hacia un modelo de gestión "cero papel”. La transformación digital de los procesos se hace cada vez más necesaria y refleja un compromiso concreto con la sostenibilidad, y con plataformas dedicadas al tema. Cada vez se usa menos el papel para guardar documentos, lo que simplifica el almacenamiento de datos derivándolos a sistemas electrónicos. Con ello, muchas empresas reducen su impacto ambiental e incorporan prácticas más sostenibles en su operación diaria. Eso disminuye la producción de papel, lo que constituye un ahorro considerable de recursos naturales, asegura Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, empresa especializada en soluciones de automatización documental inteligente. La idea es avanzar hacia el modelo de gestión llamado "cero papel", para lo cual entrega cinco pasos clave: 1. Realizar un diagnóstico interno con mirada crítica: Evaluar dónde, cómo y por qué se usa papel en la organización. Identificar los procesos que generan mayor volumen documental y analizar si el uso del papel responde a una necesidad real o simplemente a una costumbre heredada. 2. Encontrar la plataforma adecuada: Para lograr una transición exitosa a las empresas que ofrecen soluciones digitales es fundamental elegir una que se adapte a las necesidades de cada conglomerado y no al revés. Aconseja buscar herramientas que permitan gestionar el ciclo completo de documentos --creación, almacenamiento, firma electrónica, trazabilidad y respaldo--, para eliminar por completo su dependencia del papel. 3. Definir objetivos claros y medibles: Una vez identificadas las capacidades de la plataforma y los procesos a digitalizar, hay que identificar metas concretas que conecten la optimización operativa con indicadores de impacto ambiental. Eso permite integrar la digitalización dentro de la estrategia de sostenibilidad y fomentar el trabajo colaborativo hacia esos objetivos. 4.
Promover el cambio y una cultura digital: La adopción efectiva del cambio depende de las personas, de modo que hay que capacitar a los equipos, fomentar el uso de las herramientas y liderar una transición gradual que combine eficiencia con compromiso ambiental. 5. Monitorear, ajustar y comunicar los avances: Implica medir resultados, identificar oportunidades de mejora y comunicar el impacto logrado. Reconocer el esfuerzo del equipo no solo refuerza el compromiso interno, sino que también genera valor ante clientes y stakeholders, demostrando una gestión consciente y alineada con los desafíos ambientales actuales. La transformación digital de los procesos ya no es una posibilidad, sino una necesidad, asegura el experto.
Adoptar modelos "cero papel" refleja un compromiso concreto con la sostenibilidad, y con plataformas como Legale. io by Despapeliza, que permite eliminar el uso de papel hasta en un 100% mediante automatización documental y firma electrónica --adaptándose a cada flujo, equipo o volumen de trabajo--, las barreras para dar este paso han desaparecido. B A N C O D E D A T O S.